معرفی نرم افزارهای اداری و سازمانی

 

صنعت نرم افزار پر از اصطلاحات و واژه های پیچیده است. با توجه به اینکه این صنعت با سرعت سرسام آوری تکامل می یابد، اغلب به خاطر سپردن تمام اصطلاحالت جدید کار دشواری است. با این حال، امروز ما در مورد اصطلاحی به نام نرم افزار سازمانی صحبت میکنیم که قدیمی است و شایدبرای شما آشناباشد.

نرم افزار سازمانی نرم افزاری است که برای اهداف سازمانی استفاده می شود. این اصطلاح اغلب به طور خاص برای نرم افزاری استفاده می شود که به سازمان های خصوصی و دولتی کمک می کند تا اهداف خاص خود را از طریق قابلیت‌هایی که نرم افزار پشتیبانی می کند به دست آورند.

نرم افزار سازمانی چیست؟

برای شناخت "نرم افزار سازمانی" و متمایز کردن آن ازانواع دیگر نرم‌افزارها، به تعریف سازمان و تعریف نرم افزار سازمانی می‌پردازیم.

تعریف سازمان

قبل از اینکه مستقیماً به تعریف نرم افزار سازمانی برویم، باید یک گام به عقب برداریم و اطمینان حاصل کنیم که در مورد معنای خود "سازمان" اشتراک نظر داریم.

به طور خلاصه، «سازمان» معمولاً به مجموعه های بزرگی اطلاق می‌شود که نقش‌ها و فعالیت‌های مختلفی را شامل می‌شوند. یک سازمان معمولی ممکن است شامل موارد زیر باشد:

·          واحدفروش

·          واحدفناوری اطلاعات یا فناوری

·          واحدمالی

·          واحدحقوقی یا حقوقی

·          واحد روابط عمومی

فهرست (غیر جامع) بالا کاملاً روشن می کند که نقش‌های مختلفی در داخل یک سازمان وجود دارد. هنگامی که تعریف نرم افزار سازمانی را می‌خوانید، این مسئله را در نظر داشته باشید.

اکنون که در مورد معنای "سازمان" اشتارک نظر داریم، وقت آن است که یک قدم فراتر رفته و "نرم افزار سازمانی" را تعریف کنیم.

نرم‌افزار سازمانی یا Enterprise Software  که با عنوان نرم‌افزار کاربردی سازمانی (EAS) نیز شناخته می‌شود، یک نرم‌افزار رایانه‌ای است که به جای شخص کاربربر برآوردن نیازهای یک سازمان تمرکز دارد. چنین سازمان هایی شامل کسب و کارها، مدارس، گروه‌های اجتماعی، باشگاه ها، موسسات خیریه و دولت ها می شود.

از تعریف بالا می توانیم نتیجه بگیریم، از آنجایی که شرکت‌ها معمولاً سازمان‌های بزرگ هستند، نرم‌افزار سازمانی نیز باید نرم‌افزار پیچیده‌ای باشد. در اینجا منظور ما از "پیچیدگی" مقیاس بزرگ است. یعنی نرم افزاری که از تعداد زیادی از کاربران و نقش های مختلف آنها پشتیبانی می کند و بسیاری از اهداف سازمانی را پشتیبانی می کند.

برخی از کارشناسان نیز نرم افزارهای سازمانیرا در تمایز آنها با سایر نرم افزارها تعریف می کنند. به عنوان مثال نرم افزارهای بازی‌های کامپیوتری، نرم‌افزار سازمانیدر نظر گرفته نمی‌شوند، مگر اینکه در راستای خدمات به مشتری یا تبلیغات استفاده شوند. در هر حال، تعریف نرم افزار سازمانیهمراه با گسترش ابزارهای نرم افزاری مفید برای کسب و کارها تغییر کرده است. بازار پر جنب و جوش امروزی، شامل نرم افزارهایDSS و CRM و بسیاری موارد دیگر می‌شود.

انواع رایج نرم افزارهای سازمانی کدامند؟

نمونه‌هایی از کاربردهاینرم‌افزارهای سازمانیعبارتند از نرم‌افزار پشتیبانی تصمیم‌گیری (DSS)، که در آن فناوری به تصمیم‌گیری انسانی کمک می‌کند، و مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، که در آن نرم‌افزار به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا پروفایل‌های دقیق مشتریان را جمع‌آوری و ثبت کنند. اکنون به طور خلاصه به معرفی 3 مورد از رایج ترین نمونه های نرم افزارهای سازمانی می پردازیم:

نرم افزار مدیریت منابع انسانی

این نرم افزار یک ابزار تخصصی برای کمک به متخصصان منابع انسانی در کار خود برای انجام امور استخدام، ترفیع، اخراج، بازنشستگی، مرخصی، پرداخت حقوقو دستمزد و موارد مشابه است.

نرم افزار پشتیبانی مشتریان

این نرم‌افزار ابزاری است که به سیستم پشتیبانی مشتریان در سازمان کمک می‌کندو امکان پاسخ به درخواست‌های مشتریان، چه از طریق تلفن، ایمیل یا چت را تسهیل می‌کند. این نرم افزار همچنین با جمع آوری اطلاعات مربوط به عملکرد این واحد، از جمله با نظارت بر شاخص هایی مانند میانگین زمان لازم برای حل یک مشکل، کل تلاش صرف شده برای هر مشکل، یا تعداد مسائل ثبت شده در روز، می‌تواند فرآیند پشتیبانی مشتریان را بهبود ببخشد.

نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)

احتمالاً "سازمانی" ترین نرم افزار در بین همه نرم افزارهای سازمانی: هدفاز نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)، ردیابی منابع و وضعیت رویدادهای تجاری است. این نرم افزار به اشتراک گذاری داده ها را میانواحدهای مختلف یک سازمان و حتی با ذی‌نفعان خارج از سازمان تسهیل می کند.

 

بیشتر بخوانید : انواع نرم افزارهای اداری