معرفی نرم افزارهای اداری و سازمانی

 

نرم افزار دبیرخانه چیست؟

نرم افزار دبیرخانه ابزاری است که وظایف واحد دبیرخانه را انجام می‌دهد. بنابراین برای اینکه بدانید این نرم افزار چیست و چه کارکردی دارد باید ابتدا با واحد دبیرخانه و وظایف آن آشنا شوید. دبیرخانهیکی از اصلی ترین واحدهایهر سازمان است که معمولا دارای یک دفتر کاری مستقل و چندین کارمند است. کارکرد اصلیاین واحد ثبت و کنترل انواع مکاتبات سازمانی اعم از نامه های وارده و صادره،  عادییا محرمانه است. اینکار توسطکارکنان این واحد به صورت دستی انجام می‌شود. از این لحاظ واحد دبیرخانهرا می‌توان دریچه اصلیبرای مکاتبه با سایر شرکت ها و سازمان ها دانستکه مسئولیت‌های مختلفی مانند کنترل کیفی نامه‌ها، استانداردسازی آنها، ارسال آنها، شماره گذاری و پیگیریآنهارا انجام می‌دهند. بنابراین نرم افزار دبیرخانه هم ابزاری است که به دیجیتالی سازی و  خودکارسازی این وظایف می‌پردازد. در ادامه به بررسی ویژگی‌های این نرم افزارها نسبت به دبیرخانه سنتیو مزایای آنها می‌پردازیم.

نرم افزار دبیرخانه چه مزایایی دارد؟

در شرکت‌هایی که از سیستم سنتی و دستی مدیریت دبیرخانه استفاده می‌کنند نیاز بیشتری به نیروی انسانی وجود دارد و کارکنان واحد دبیرخانه وقت زیادی را صرف مدیریت و شماره گذاری نامه های اداری می‌کنند. اما شرکت‌هایی که از نرم افزارهای دبیرخانه استفاده می‌کنند نیاز به نیروی انسانی بسیار کمتری خواهند داشت و کارها را با سرعت بسیار بیشتری انجام می‌دهند. چنین سازمان‌هایی هزینه کمتری نیز برای انجام امور دبیرخانه پرداخت می‌کنند و از خطاهای انسانی معمول در امان هستند. بنابراین برخی از اصلی ترین مزایای نرم افزارهای دبیرخانه عبارتند از کاهش هزینه، کاهش نیاز به نیروی انسانی، کاهش خطاها و همینطور افزایش سرعت انجام کارها. این نرم افزارها شما را از استفاده از کاغذ هم بی نیاز می‌کنند، زیرا تمامی فعالیت های مربوط به نامه نگاری سازمان را دیجیتالی می‌کنند. در این نرم افزارها نامه در دفاتر دیجیتالی اندیکاتور ثبت می‌شوند و شما می‌توانید آنها را به صورت الکترونیکی در سازمان به گردش بیندازید. همچنین می‌توانید برای نامه‌ها سطح دسترسی تعیین کنید تا تنها کاربران خاصی قادر به استفاده از آنها باشند.

برخی دیگر از مزایای نرم افزارهای دبیرخانه عبارتند از:  

1- عدم نیاز به دفتر اندیکاتور چاپ شده و امکان تعریف فرمت اختصاصی برای شماره‌گذاری نامه ها

2- عدم نیاز به دفتر اندکس و امکان جستجوی سریع و الکترونیکی در میان نامه ها

4-   ارسال سریع نامه ها به صورت الکترونیکی و عدم نیاز به پست کردن نامه ها

5-ثبت خودکار نامه‌های الکترونیکی وارده و صادره و عدم نیاز به انجام دستی آنها

6- تحت وب بودن و امکان انجام امور دبیرخانه از هر زمان و هر مکان

7- امکان نظارت بهتر بر عملکرد واحد دبیرخانه و دستیابی به گزارش ها و آمارهای مربوط به آن

8- بی‌نیاز کردن سازمان از اختصاص فضای زیاد برای ذخیره سازی و مرتب کردن نامه های اداری با الکترونیکی کردن آنها