معرفی نرم افزارهای اداری و سازمانی

 

نرم افزار مدیریت تیم چیست؟

پیش از معرفی انواع نرم افزارهای مدیریت تیم، ابتدا باید با تعریف آنها آشنا شویم. نرم‌افزار مدیریت تیم به هر برنامه‌ای گفته می‌شود که به فرد کمک می‌کند تا بهتر با سایر اعضای تیمبهتر مشارکتکرده و ارتباط برقرار کند و در نهایت گروهی از افراد را مدیریت کند. بهترین نرم افزارهای مدیریت تیم بهره وری را افزایش داده و کیفیت محصولی را که یک تیم تولید می کند بهبود می بخشند.

نرم افزار مدیریت تیم به افراد در مدیریت وظایف، پیگیری پیشرفت کارها و مشارکتآنلاین کمک می کند. این نرم افزارهای اعضای تیم را قادر می‌سازند از هر مکان، در هر زمان و بر روی هر دستگاهی کار کنند. نرم افزارهای مدیریت تیم به تیم‌ها کمک می‌کند تا با ترویج فرهنگ شفافیت، با یکدیگر بهتر مشارکتکنند.

نرم افزار مدیریت تیم بر اساس یک سیستم متمرکز و واحد کار می کند، به این معنی که کارمندان می توانند از هر جایی پیام ارسال کنند و وظایف خود را مشاهده و تکمیل کنند. مدیران سیستم کنترل می‌کنند که اعضای تیم به چه چیزهایی می‌توانند دسترسی داشته باشندو در عین حال داده‌های سازمانی را ایمن نگه می‌دارند.

در این نرم افزارها مدیران پروژه می توانند ببینند چه کسی روی چه وظایفی کار می کند و گردش کار را از داشبوردهای مدیریت تیم مشاهده کنند. برای شرکت‌هایی که چندین شعبه دارند یا پروژه‌های متعددی را همزمان انجام می‌دهند، نرم‌افزار مدیریت تیم اجازه می‌دهد تا شفافیت کامل را در همه واحدها و تیم‌ها داشته باشید. همچنین موجب ساده کردن گزارشگیری، ردیابی پیشرفت و تجزیه و تحلیل نتایج می‌شود.

علاوه بر قابلیت‌های استاندارد مربوط به مدیریت پروژه مانند ردیابی زمان، صورت‌حساب مشتری، اشتراک‌گذاری فایل و سیستم‌های بلیط پشتیبانی، برخی از نرم افزارهای محبوب مدیریت تیم قابلیت بازاریابی ایمیلی و مدیریت ارتباط با مشتری را نیز دارند.

انواع نرم افزارهای مدیریت تیم

امروزه مدیریت تیم قابلیتی است که در بسیاری از نرم افزارها وجود دارد. نرم افزارهای مدیریت تیم به طور کلی به 3 دسته تقسیم می‌شوند:

·          نرم افزار مدیریتتیم مبتنی بر ابر

نرم افزار مدیریتتیمابری به عنوان یک برنامه مدیریت پروژه آنلاین عمل می کند. این نوع نرم افزارهایک فضای کاری مرکزی در فضای ابری فراهم می‌کند که در آن تیم‌ها می‌توانند پروژه‌های خود را برنامه‌ریزی کنند، داده‌ها را ثبت کنند، وظایف را مدیریت کنند، گفتگوهای تیمی را انجام دهند و وضعیت فعلی،میزان پیشرفت و مشکلات را گزارش دهند.

·          نرم افزار مدیریت تیم آفلاین

زمانی که تیم‌ها بتوانند هر چند وقت یکبار بدون هیچ زحمتی با هم ارتباط برقرار کنند، مدیریتتیم و پروژه راحت تر پیش می‌رود. نرم افزار مدیریت تیم آفلاینبه عنوان یکسیستم مرکزی آفلاین عمل می‌کند تا به تیم‌ها اجازه دهد تا کارها را سازماندهی کنند و گردش کار را برای رسیدن به اهداف مشترک خود دیجیتالی کنند. همچنین کانال‌هایی را فراهم می‌کند تا تیم‌ها بتوانند به روش دلخواه خود، چه از طریق چت، نظرات، تماس‌های صوتییا کنفرانس ویدیویی ارتباط برقرار کنند. همه این اطلاعات در هر زمان برایارجاع قابل دسترسی و جستجو هستند.

·          نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار

نرم افزار BPMS  کاراییفعالیت‌های کسب و کار را از طریق اتوماسیون فرآیندهای کاری بهبود می‌بخشد. از آنجایی که هر یک از واحدهای سازمان فرآیندهایکسب و کارخاص خودشان را دارند، تیم مسئول آن فرآیند نیز به ابزارهایی برای مدیریت تیم نیاز دارد. به همین دلیل، ابزارهایBPMS دارایابزارهایی مناسب برای مدیریتکار تیمی مانند فضای کاری اختصاصییا مشترک، تخصیصوظایف و مدیریتآنها،به اشتراک گذاری اسناد و همکاری بر روی آنها، قابلیت‌های ارتباط تیمی با اعلان‌های خودکار در دستگاه‌های مختلف هستند.

 

ویژگی های نرم افزار مدیریت تیم

استفاده از نرم افزار مدیریت تیم مزایای سیستم های نرم افزاری دیگررا نیز افزایش می دهد. این نرم افزارها همچنین با برقراری ارتباط بین وظایفمختلف مربوط به یک پروژه و تعیین اعضای مسئول آنها،شفافیت و مسئولیت پذیریاعضای تیم را بیشتر می‌کند و باعث ارتقای ارتباطات در سازمان و بهبود کارایی می شود. در ادامه مهم‌ترین ویژگی‌های یک نرم افزار مدیریت تیمخوب آورده شده است:

·         مدیریت وظایف: روشی آسان برای ایجاد، فهرست کردن و تخصیص وظایف به اعضای تیم

·         ردیابیکارها و گزارش گرفتن از آنها: فراهم کردن چندین نما برای بررسی وظایف، میزان تکمیلآنها، پیشرفت کلیکار و همچنین مشکلات و تنگناها ارائه می دهد. قابلیت ردیابی زمان می تواند اطلاعات تکمیلی را نیز ارائه دهد

·         تقویم کاری تیمی: نه تنها ضرب الاجل، بلکه دیدی کامل و جهت گیریدقیقی به تیمبدهد

·         پیام رسانی: به تیم ها امکان بدهد برای تسریع در کار، مستقیماً سؤالات و توضیحات خود را بپرسند و بازخورد خود را ارائه دهند. ابزارهای ارتباطیتکمیلی مانند جلسات صوتی و تصویری می توانند کیفیت تعامل کارکنان را نیز بهبود ببخشند

·         اشتراک گذاری فایل: از همکاری سریعتر پشتیبانی کند تا تیم ها آخرین اطلاعات را برای تکمیل کار خود داشته باشند

·         نماهای مدیریت پروژه: چندین راه را در اختیار کاربران قرار بدهد تا در داده های پروژه جستجو کنند، مانند جدول زمانی،جداول و گراف ها، حجم کارییا نمایی از همه پروژه‌ها که می تواند بینشبهتری ارائه دهد

 

 

 

نرم افزار دبیرخانه چیست؟

نرم افزار دبیرخانه ابزاری است که وظایف واحد دبیرخانه را انجام می‌دهد. بنابراین برای اینکه بدانید این نرم افزار چیست و چه کارکردی دارد باید ابتدا با واحد دبیرخانه و وظایف آن آشنا شوید. دبیرخانهیکی از اصلی ترین واحدهایهر سازمان است که معمولا دارای یک دفتر کاری مستقل و چندین کارمند است. کارکرد اصلیاین واحد ثبت و کنترل انواع مکاتبات سازمانی اعم از نامه های وارده و صادره،  عادییا محرمانه است. اینکار توسطکارکنان این واحد به صورت دستی انجام می‌شود. از این لحاظ واحد دبیرخانهرا می‌توان دریچه اصلیبرای مکاتبه با سایر شرکت ها و سازمان ها دانستکه مسئولیت‌های مختلفی مانند کنترل کیفی نامه‌ها، استانداردسازی آنها، ارسال آنها، شماره گذاری و پیگیریآنهارا انجام می‌دهند. بنابراین نرم افزار دبیرخانه هم ابزاری است که به دیجیتالی سازی و  خودکارسازی این وظایف می‌پردازد. در ادامه به بررسی ویژگی‌های این نرم افزارها نسبت به دبیرخانه سنتیو مزایای آنها می‌پردازیم.

نرم افزار دبیرخانه چه مزایایی دارد؟

در شرکت‌هایی که از سیستم سنتی و دستی مدیریت دبیرخانه استفاده می‌کنند نیاز بیشتری به نیروی انسانی وجود دارد و کارکنان واحد دبیرخانه وقت زیادی را صرف مدیریت و شماره گذاری نامه های اداری می‌کنند. اما شرکت‌هایی که از نرم افزارهای دبیرخانه استفاده می‌کنند نیاز به نیروی انسانی بسیار کمتری خواهند داشت و کارها را با سرعت بسیار بیشتری انجام می‌دهند. چنین سازمان‌هایی هزینه کمتری نیز برای انجام امور دبیرخانه پرداخت می‌کنند و از خطاهای انسانی معمول در امان هستند. بنابراین برخی از اصلی ترین مزایای نرم افزارهای دبیرخانه عبارتند از کاهش هزینه، کاهش نیاز به نیروی انسانی، کاهش خطاها و همینطور افزایش سرعت انجام کارها. این نرم افزارها شما را از استفاده از کاغذ هم بی نیاز می‌کنند، زیرا تمامی فعالیت های مربوط به نامه نگاری سازمان را دیجیتالی می‌کنند. در این نرم افزارها نامه در دفاتر دیجیتالی اندیکاتور ثبت می‌شوند و شما می‌توانید آنها را به صورت الکترونیکی در سازمان به گردش بیندازید. همچنین می‌توانید برای نامه‌ها سطح دسترسی تعیین کنید تا تنها کاربران خاصی قادر به استفاده از آنها باشند.

برخی دیگر از مزایای نرم افزارهای دبیرخانه عبارتند از:  

1- عدم نیاز به دفتر اندیکاتور چاپ شده و امکان تعریف فرمت اختصاصی برای شماره‌گذاری نامه ها

2- عدم نیاز به دفتر اندکس و امکان جستجوی سریع و الکترونیکی در میان نامه ها

4-   ارسال سریع نامه ها به صورت الکترونیکی و عدم نیاز به پست کردن نامه ها

5-ثبت خودکار نامه‌های الکترونیکی وارده و صادره و عدم نیاز به انجام دستی آنها

6- تحت وب بودن و امکان انجام امور دبیرخانه از هر زمان و هر مکان

7- امکان نظارت بهتر بر عملکرد واحد دبیرخانه و دستیابی به گزارش ها و آمارهای مربوط به آن

8- بی‌نیاز کردن سازمان از اختصاص فضای زیاد برای ذخیره سازی و مرتب کردن نامه های اداری با الکترونیکی کردن آنها

 

 

 

 

نرم افزارهایاتوماسیون کسب و کار با خودکارسازی کارهای تکراری و روزمره به شرکت ها و مشتریانشان کمک می کنند. این نرم افزارها با «خودکار» کردن برخی فرآیندهای تجاری، وظایف تکراری را حذف می‌کند، ساعت‌های تلف شده برای کارهای اضافی را کاهش می‌دهند و به بهبود کلی بهره‌وری سازمان کمک می‌کند. با توجه به این دلایل، تعداد فزاینده‌ای از سازمان‌ها در حال استفاده بیشتر از نرم افزارهای اتوماسیون درعملیات‌های خود هستند. در ادامه چهار نوع نرم افزار اتوماسیون، نحوه کار و موارد استفاده از آنها آورده شده است.

نرم افزارهایاتوماسیون بازاریابی

بازاریابییکی از فعالیت های مهم در هر کسب و کار است که می‌تواند هم پر زحمت و هم پرهزینه باشد و پتانسیل زیادی برای ساده‌سازی از طریق اتوماسیوندارد. خودکارسازی بازاریابی آنلاین و کمپین های تولید سرنخ، می تواند هزینه کمپین ها را کاهش داده و بازگشت سرمایه (ROI    ) را بالاتر ببرد.

با استفاده ازنرم افزارهایاتوماسیون بازاریابی، شرکت‌ها می‌توانند سرنخ‌های بسیارخوبی را تهیه کنند که برایارائه به واحد فروش مناسب باشند. ایننرم افزارها همچنین چارچوبی را برای تیم‌های بازاریابیفراهم می‌کنند تا امکان هدفگذاری، ساخت، اجرا و اندازه‌گیری موفقیت کمپین‌های بازاریابی را داشته باشند و شناسایی و تبدیل سرنخ‌ها را آسان می‌کنند.

برخی از نرم‌افزارهای اتوماسیون بازاریابی می‌توانند فرآیندهای بازاریابی ایمیلی را خودکار کنند و به شرکت‌ها این امکان را می‌دهند که این کمپین‌ها را بهتر با تلاش‌های تیم فروش خود هماهنگ کنند. شرکت‌ها همچنین می‌توانند از نرم افزارهای اتوماسیون بازاریابی برای ردیابی و اندازه‌گیری فعالیت مشتریان بالقوه استفاده کنند، شناسایی کنند که چه زمانییک سرنخ با شرایط آمادگی خریدار مطابقت دارد و به محض برآورده شدن معیارهای از پیش تعریف‌شده، سرنخ‌ها را به واحد فروش تحویل دهند.

نرم افزارهایاتوماسیون حسابداری

انجام عملیات‌هایحسابداریبرایتمام شرکت‌ها، امری زمان‌بر بودهو شامل مراحل دستیمتعددی است. با خودکار کردن عملیات‌های حسابداری، شرکت ها می‌توانند در زمان لازم برای مدیریت حساب های دریافتنی (AR   )، حساب های پرداختنی (AP)، صورتحساب، اعتبارات و سایر فرآیندهای مالی که باید به صورت روزانه یا هفتگیانجام شوند، صرفه جویی کنند.

آنها همچنین می توانند از نرم افزارهای اتوماسیون برای انجام فرآیندهای اصلیحسابداری مانند ثبت در دفاتر مالیو مدیریت حساب‌های بانکیاستفاده کنند. مثال دیگر برای استفاده از نرم افزارهای اتوماسیونحسابداری، مدیریت حساب‌های پرداختنی است. بسیاری از شرکت ها هنوز مدیریت حساب‌های پرداختنیخود را به صورت دستی انجام می دهند. استفاده از یک سیستم خودکار برای این کار باعث صرفه جویی در هزینه و زمان می‌شود زیرا جمع آوری داده ها، تطبیق فاکتورها و حتی ارسال تأییدیه ها به صورت الکترونیکیو خودکارانجام می شوند. این سیستم ها همچنین خطاها را کاهش می‌دهند و از طریقسازوکارهای کنترلیاز سوءاستفادههای احتمالی جلوگیری می‌کنند.

نرم افزارهایاتوماسیون فرآیندهای کسب و کار

نرم افزارهای اتوماسیون فرآیند کسب و کار (BPMS) فراتر از اتوماسیونپایه هستند و با یکپارچه سازی فعالیت‌های سازمان به شرکت‌ها در افزایشبهره‌وری و کاراییکمک می‌کنند. نرم افزارهایBPMSبا جمع آوری داده ها از چندین منبع و انجام تجزیه و تحلیل هایی که دستیابی به آن به صورت دستی دشوار است به شرکت ها کمک می‌کند تا از سرمایه گذاری های خود بهره بیشتری ببرند.

برخی از فرآیندهایی که در سازمان‌ها با استفاده ازنرم افزارهای اتوماسیون فرآیند خودکارسازی می‌شوند عبارتند از:

·         ثبت سفارش خودکار

·         اتوماسیون ایمیل‌ها

·         پردازش دسته ای خودکار

·         انتقال خودکار فایل

·         تولید و توزیع خودکار گزارشات

از استخدام گرفته تا مدیریت ایمیلو حسابداری، تقریباًدر هر گوشه ای از فعالیت‌هاییک کسب و کار می‌توان از BPMS بهره برد.

نرم افزارهایاتوماسیون منابع انسانی

استخدامکارکنان جدیدیک فرآیند چند مرحله‌ای است که با یک آگهی شغلی آنلاین برای استخدام نیروی جدید شروع می‌شود و هنگامی که داوطلب رسماً استخدام می‌شود به پایان می‌رسد. بسیاری از مراحل این فرآیند را می توان خودکارسازی کرد.

یکنرم افزار مدیریت منابع انسانی (HRMS) ابزار ارزشمندی برایاتوماسیوناینفرآیند است. ایننرم افزارها در کنار مجموعه وسیع‌تری از قابلیت‌ها، می‌توانند فرآیند مدیریتداوطلبان شغلی را خودکارکنند. اینخودکارسازیشامل ارسال پیشنهادات استخدامی برای نامزدها،مدیریت رزومه های آنها و مراحل مصاحبه و گزینش است.

نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی، سایرفعالیت‌های واحد منابع انسانی، از جمله آموزش نیروهای جدید،پرداخت حقوق و دستمزد، مدیریت زمان مرخصی کارکنان، مزایا و سایرموارد را به طور خودکار انجام می دهد. آنها همچنین با تجزیه و تحلیل داده‌ها،می‌توانند اطلاعات و بینش‎‌های مهمی را برای افزایش بهره وری و کارایی نیروهای کار شرکت ارائه دهند.

 

 

 

از آنجایی که مدیریت پروژه‌ها یکی از فعالیت‌های اصلی هرکسب و کار است، استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه ضروری است. قبل از پیدایشاین نرم افزارها، مدیریت پروژه به طور کامل به صورت کاغذی انجام می شد. این در نهایت باعث ایجاد اسناد کاغذی زیادی میشد و جستجو در میان آنها تجربه خوشایندی نبود.

هنگامی که نرم افزارهای سازمانی با هزینه‌ای مقرون به صرفه در دسترس کسب و کارها قرار گرفتند، شرکت‌های توسعه نرم افزار شروع به توسعه نرم افزار مدیریت پروژه کردند. این محصول در بین تمام صنایع بسیار محبوب شد و این نرم‌افزارها به سرعت توسط مدیران پروژه پذیرفته شدند.

 

انواع نرم افزارهای مدیریت پروژه

   1 - رومیزی

2 نوع نرم افزار مدیریت پروژه برای مدیران پروژه وجود دارد. دسته اول این گونه نرم افزارها، نرم افزارهای ویندوزی هستند. نرم افزار مدیریت پروژه مایکروسافت نمونه خوبی برای این نوع است. شما می‌توانید کل پروژه خود را با استفاده از MS Project مدیریت کنید، اما در صورت نیاز به همکاری باید اسناد الکترونیکی را با دیگران به اشتراک بگذارید.

همه به‌روزرسانی‌ها باید هر چند وقت یک‌بار توسط طرف‌های مربوطه در یک سند انجام شود. بنابراین، چنین نرم افزارهای مدیریت پروژه ویندوزیمحدودیت هایی دارند و باید توسط بیش از یک نفر به روز رسانی و نگهداری شوند.

2 - مبتنی بر وب

نرم افزار مدیریت پروژه تحت وب به عنوان راه حلی برای مشکلات نرم افزارهای مدیریت پروژه ویندوزیمعرفی شد. با این نوع نرم افزار، کاربران می‌توانند به برنامه های تحت وب دسترسی پیدا کنند و فعالیت های مرتبط با مدیریت پروژه را آنلاین انجام دهند.

این راه حل خوبی برای پروژه هایی بود که در مناطق جغرافیایی مختلف پراکنده شده بودند. به این ترتیب، همه ذینفعان پروژه در هر زمان به جزئیات پروژه دسترسی دارند. به خصوص این مدل برای تیم های مجازی که در اینترنت فعالیت می کنند بهترین است.

 

ویژگی های نرم افزار مدیریت پروژه

هنگام انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه، موارد زیادی وجود دارد که باید در نظر بگیرید. ممکن است همه پروژه ها از تمام ویژگی های ارائه شده توسط نرم افزارهای مدیریت پروژه استفاده نکنند.

بنابراین، قبل از اینکه بخواهید یک نرم افزار را برای خود انتخاب کنید، باید درک خوبی از نیازهای پروژه خود داشته باشید. در ادامه مهمترین ویژگی‌های نرم افزار مدیریت پروژه آورده شده است:

 

1 - همکاری

نرم افزار مدیریت پروژه باید همکاری تیمی را تسهیل کند. این بدان معناست که ذینفعان مربوطه پروژه باید بتوانند هر زمان که بخواهند به اسناد پروژه دسترسی پیدا کرده و آنها را به‌روزرسانی کنند. بنابراین، نرم افزار مدیریت پروژه باید دارای کنترل دسترسی و مدیریت احراز هویت باشد تا بتواند سطوح دسترسی بیشتری را به ذینفعان پروژه برساند.

2 - برنامه ریزی

زمان بندی یکی از اصلی ترین امکاناتی است که باید توسط نرم افزارهای مدیریت پروژه ارائه شود. معمولاً نرم‌افزارهای مدرن مدیریت پروژه توانایی ترسیم نمودارهای گانت را برای زمان‌بندی فعالیت‌ها فراهم می‌کنند.

علاوه بر این، باید بتوانوظایف زیرمجموعه فعالیت را نیز به برنامه‌ها اضافه کرد. تعریف خط پایه نیز یک ویژگی مفید است که توسط نرم افزار مدیریت پروژه ارائه می شود. معمولاً زمانی که الزامات نهایی می شوند، خط پایه یک پروژه تعریف می‌شود. هنگامی که الزامات تغییر می کند و نیازهای جدید بعداً به پروژه اضافه می شود، تیم مدیریت پروژه می تواند زمان بندی جدید را با برنامه پایه به طور خودکار مقایسه کند تا محدوده پروژه را درک کند.

3 - پیگیری مشکلات

در طول چرخه عمر پروژه، ممکن است مشکلاتمربوط به پروژه های زیادی وجود داشته باشد که نیاز به پیگیری و نظارت مداوم دارند. نقص‌های نرم افزارهای در حال توسعه یکی از نمونه های خوب برای این امر است. بنابراین نرم افزار مدیریت پروژه باید دارای ویژگی هایی برای پیگیری و نظارت بر مسائل گزارش شده توسط ذینفعان مختلف پروژه باشد.

4 - مدیریت اسناد

یک پروژه از اسناد زیادی استفاده می‌ کند. اکثر این اسناد باید در دسترس ذینفعان پروژه باشد. بنابراین نرم افزار مدیریت پروژه باید دارای امکانات مدیریت اسناد با سیستم کنترل دسترسی قوی باشد. علاوه بر این، اسناد باید هر زمان که به روز می شوند نسخه‌گذاری شوند. بنابراین، مدیریت پروژه باید از نسخه‌سازی سند نیز پشتیبانی کند.

5 - مدیریت منابع

مدیریت منابع پروژه یکی از انتظارات کلیدی از نرم افزار مدیریت پروژه است. این شامل منابع انسانی و سایر انواعمنابع می شود. نرم افزار مدیریت پروژه باید میزان استفاده از هر منبع را در کل چرخه عمر پروژه نشان دهد.

 

سخن آخر

مدیریت پروژه مدرن به کمک نرم افزار مدیریت پروژه نیاز دارد. روش مدیریت پروژه مدرن تا حدی پیچیدهشده است که بدون استفاده از نرم افزار ممکن نیست.هنگام انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه مناسب برای هدف خود، باید ویژگی های نرم افزار را ارزیابی کرده و با نیازهای مدیریت پروژه خود مطابقت دهید.هرگزنم افزاری را که ویژگی هایی بیشتر از آنچه نیاز دارید ارائه می‌دهد را انتخاب نکنید، زیرا معمولاً نرم افزارهای مدیریت پروژه دارای قیمت بالایی هستند. علاوه بر این، داشتن بیش از امکانات مورد نیاز می تواند باعث سردرگمی در هنگام استفاده از نرم افزار در عمل شود.

 

 

 

صنعت نرم افزار پر از اصطلاحات و واژه های پیچیده است. با توجه به اینکه این صنعت با سرعت سرسام آوری تکامل می یابد، اغلب به خاطر سپردن تمام اصطلاحالت جدید کار دشواری است. با این حال، امروز ما در مورد اصطلاحی به نام نرم افزار سازمانی صحبت میکنیم که قدیمی است و شایدبرای شما آشناباشد.

نرم افزار سازمانی نرم افزاری است که برای اهداف سازمانی استفاده می شود. این اصطلاح اغلب به طور خاص برای نرم افزاری استفاده می شود که به سازمان های خصوصی و دولتی کمک می کند تا اهداف خاص خود را از طریق قابلیت‌هایی که نرم افزار پشتیبانی می کند به دست آورند.

نرم افزار سازمانی چیست؟

برای شناخت "نرم افزار سازمانی" و متمایز کردن آن ازانواع دیگر نرم‌افزارها، به تعریف سازمان و تعریف نرم افزار سازمانی می‌پردازیم.

تعریف سازمان

قبل از اینکه مستقیماً به تعریف نرم افزار سازمانی برویم، باید یک گام به عقب برداریم و اطمینان حاصل کنیم که در مورد معنای خود "سازمان" اشتراک نظر داریم.

به طور خلاصه، «سازمان» معمولاً به مجموعه های بزرگی اطلاق می‌شود که نقش‌ها و فعالیت‌های مختلفی را شامل می‌شوند. یک سازمان معمولی ممکن است شامل موارد زیر باشد:

·          واحدفروش

·          واحدفناوری اطلاعات یا فناوری

·          واحدمالی

·          واحدحقوقی یا حقوقی

·          واحد روابط عمومی

فهرست (غیر جامع) بالا کاملاً روشن می کند که نقش‌های مختلفی در داخل یک سازمان وجود دارد. هنگامی که تعریف نرم افزار سازمانی را می‌خوانید، این مسئله را در نظر داشته باشید.

اکنون که در مورد معنای "سازمان" اشتارک نظر داریم، وقت آن است که یک قدم فراتر رفته و "نرم افزار سازمانی" را تعریف کنیم.

نرم‌افزار سازمانی یا Enterprise Software  که با عنوان نرم‌افزار کاربردی سازمانی (EAS) نیز شناخته می‌شود، یک نرم‌افزار رایانه‌ای است که به جای شخص کاربربر برآوردن نیازهای یک سازمان تمرکز دارد. چنین سازمان هایی شامل کسب و کارها، مدارس، گروه‌های اجتماعی، باشگاه ها، موسسات خیریه و دولت ها می شود.

از تعریف بالا می توانیم نتیجه بگیریم، از آنجایی که شرکت‌ها معمولاً سازمان‌های بزرگ هستند، نرم‌افزار سازمانی نیز باید نرم‌افزار پیچیده‌ای باشد. در اینجا منظور ما از "پیچیدگی" مقیاس بزرگ است. یعنی نرم افزاری که از تعداد زیادی از کاربران و نقش های مختلف آنها پشتیبانی می کند و بسیاری از اهداف سازمانی را پشتیبانی می کند.

برخی از کارشناسان نیز نرم افزارهای سازمانیرا در تمایز آنها با سایر نرم افزارها تعریف می کنند. به عنوان مثال نرم افزارهای بازی‌های کامپیوتری، نرم‌افزار سازمانیدر نظر گرفته نمی‌شوند، مگر اینکه در راستای خدمات به مشتری یا تبلیغات استفاده شوند. در هر حال، تعریف نرم افزار سازمانیهمراه با گسترش ابزارهای نرم افزاری مفید برای کسب و کارها تغییر کرده است. بازار پر جنب و جوش امروزی، شامل نرم افزارهایDSS و CRM و بسیاری موارد دیگر می‌شود.

انواع رایج نرم افزارهای سازمانی کدامند؟

نمونه‌هایی از کاربردهاینرم‌افزارهای سازمانیعبارتند از نرم‌افزار پشتیبانی تصمیم‌گیری (DSS)، که در آن فناوری به تصمیم‌گیری انسانی کمک می‌کند، و مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، که در آن نرم‌افزار به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا پروفایل‌های دقیق مشتریان را جمع‌آوری و ثبت کنند. اکنون به طور خلاصه به معرفی 3 مورد از رایج ترین نمونه های نرم افزارهای سازمانی می پردازیم:

نرم افزار مدیریت منابع انسانی

این نرم افزار یک ابزار تخصصی برای کمک به متخصصان منابع انسانی در کار خود برای انجام امور استخدام، ترفیع، اخراج، بازنشستگی، مرخصی، پرداخت حقوقو دستمزد و موارد مشابه است.

نرم افزار پشتیبانی مشتریان

این نرم‌افزار ابزاری است که به سیستم پشتیبانی مشتریان در سازمان کمک می‌کندو امکان پاسخ به درخواست‌های مشتریان، چه از طریق تلفن، ایمیل یا چت را تسهیل می‌کند. این نرم افزار همچنین با جمع آوری اطلاعات مربوط به عملکرد این واحد، از جمله با نظارت بر شاخص هایی مانند میانگین زمان لازم برای حل یک مشکل، کل تلاش صرف شده برای هر مشکل، یا تعداد مسائل ثبت شده در روز، می‌تواند فرآیند پشتیبانی مشتریان را بهبود ببخشد.

نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)

احتمالاً "سازمانی" ترین نرم افزار در بین همه نرم افزارهای سازمانی: هدفاز نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)، ردیابی منابع و وضعیت رویدادهای تجاری است. این نرم افزار به اشتراک گذاری داده ها را میانواحدهای مختلف یک سازمان و حتی با ذی‌نفعان خارج از سازمان تسهیل می کند.

 

بیشتر بخوانید : انواع نرم افزارهای اداری