معرفی نرم افزارهای اداری و سازمانی

 

نرم افزارهایاتوماسیون کسب و کار با خودکارسازی کارهای تکراری و روزمره به شرکت ها و مشتریانشان کمک می کنند. این نرم افزارها با «خودکار» کردن برخی فرآیندهای تجاری، وظایف تکراری را حذف می‌کند، ساعت‌های تلف شده برای کارهای اضافی را کاهش می‌دهند و به بهبود کلی بهره‌وری سازمان کمک می‌کند. با توجه به این دلایل، تعداد فزاینده‌ای از سازمان‌ها در حال استفاده بیشتر از نرم افزارهای اتوماسیون درعملیات‌های خود هستند. در ادامه چهار نوع نرم افزار اتوماسیون، نحوه کار و موارد استفاده از آنها آورده شده است.

نرم افزارهایاتوماسیون بازاریابی

بازاریابییکی از فعالیت های مهم در هر کسب و کار است که می‌تواند هم پر زحمت و هم پرهزینه باشد و پتانسیل زیادی برای ساده‌سازی از طریق اتوماسیوندارد. خودکارسازی بازاریابی آنلاین و کمپین های تولید سرنخ، می تواند هزینه کمپین ها را کاهش داده و بازگشت سرمایه (ROI    ) را بالاتر ببرد.

با استفاده ازنرم افزارهایاتوماسیون بازاریابی، شرکت‌ها می‌توانند سرنخ‌های بسیارخوبی را تهیه کنند که برایارائه به واحد فروش مناسب باشند. ایننرم افزارها همچنین چارچوبی را برای تیم‌های بازاریابیفراهم می‌کنند تا امکان هدفگذاری، ساخت، اجرا و اندازه‌گیری موفقیت کمپین‌های بازاریابی را داشته باشند و شناسایی و تبدیل سرنخ‌ها را آسان می‌کنند.

برخی از نرم‌افزارهای اتوماسیون بازاریابی می‌توانند فرآیندهای بازاریابی ایمیلی را خودکار کنند و به شرکت‌ها این امکان را می‌دهند که این کمپین‌ها را بهتر با تلاش‌های تیم فروش خود هماهنگ کنند. شرکت‌ها همچنین می‌توانند از نرم افزارهای اتوماسیون بازاریابی برای ردیابی و اندازه‌گیری فعالیت مشتریان بالقوه استفاده کنند، شناسایی کنند که چه زمانییک سرنخ با شرایط آمادگی خریدار مطابقت دارد و به محض برآورده شدن معیارهای از پیش تعریف‌شده، سرنخ‌ها را به واحد فروش تحویل دهند.

نرم افزارهایاتوماسیون حسابداری

انجام عملیات‌هایحسابداریبرایتمام شرکت‌ها، امری زمان‌بر بودهو شامل مراحل دستیمتعددی است. با خودکار کردن عملیات‌های حسابداری، شرکت ها می‌توانند در زمان لازم برای مدیریت حساب های دریافتنی (AR   )، حساب های پرداختنی (AP)، صورتحساب، اعتبارات و سایر فرآیندهای مالی که باید به صورت روزانه یا هفتگیانجام شوند، صرفه جویی کنند.

آنها همچنین می توانند از نرم افزارهای اتوماسیون برای انجام فرآیندهای اصلیحسابداری مانند ثبت در دفاتر مالیو مدیریت حساب‌های بانکیاستفاده کنند. مثال دیگر برای استفاده از نرم افزارهای اتوماسیونحسابداری، مدیریت حساب‌های پرداختنی است. بسیاری از شرکت ها هنوز مدیریت حساب‌های پرداختنیخود را به صورت دستی انجام می دهند. استفاده از یک سیستم خودکار برای این کار باعث صرفه جویی در هزینه و زمان می‌شود زیرا جمع آوری داده ها، تطبیق فاکتورها و حتی ارسال تأییدیه ها به صورت الکترونیکیو خودکارانجام می شوند. این سیستم ها همچنین خطاها را کاهش می‌دهند و از طریقسازوکارهای کنترلیاز سوءاستفادههای احتمالی جلوگیری می‌کنند.

نرم افزارهایاتوماسیون فرآیندهای کسب و کار

نرم افزارهای اتوماسیون فرآیند کسب و کار (BPMS) فراتر از اتوماسیونپایه هستند و با یکپارچه سازی فعالیت‌های سازمان به شرکت‌ها در افزایشبهره‌وری و کاراییکمک می‌کنند. نرم افزارهایBPMSبا جمع آوری داده ها از چندین منبع و انجام تجزیه و تحلیل هایی که دستیابی به آن به صورت دستی دشوار است به شرکت ها کمک می‌کند تا از سرمایه گذاری های خود بهره بیشتری ببرند.

برخی از فرآیندهایی که در سازمان‌ها با استفاده ازنرم افزارهای اتوماسیون فرآیند خودکارسازی می‌شوند عبارتند از:

·         ثبت سفارش خودکار

·         اتوماسیون ایمیل‌ها

·         پردازش دسته ای خودکار

·         انتقال خودکار فایل

·         تولید و توزیع خودکار گزارشات

از استخدام گرفته تا مدیریت ایمیلو حسابداری، تقریباًدر هر گوشه ای از فعالیت‌هاییک کسب و کار می‌توان از BPMS بهره برد.

نرم افزارهایاتوماسیون منابع انسانی

استخدامکارکنان جدیدیک فرآیند چند مرحله‌ای است که با یک آگهی شغلی آنلاین برای استخدام نیروی جدید شروع می‌شود و هنگامی که داوطلب رسماً استخدام می‌شود به پایان می‌رسد. بسیاری از مراحل این فرآیند را می توان خودکارسازی کرد.

یکنرم افزار مدیریت منابع انسانی (HRMS) ابزار ارزشمندی برایاتوماسیوناینفرآیند است. ایننرم افزارها در کنار مجموعه وسیع‌تری از قابلیت‌ها، می‌توانند فرآیند مدیریتداوطلبان شغلی را خودکارکنند. اینخودکارسازیشامل ارسال پیشنهادات استخدامی برای نامزدها،مدیریت رزومه های آنها و مراحل مصاحبه و گزینش است.

نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی، سایرفعالیت‌های واحد منابع انسانی، از جمله آموزش نیروهای جدید،پرداخت حقوق و دستمزد، مدیریت زمان مرخصی کارکنان، مزایا و سایرموارد را به طور خودکار انجام می دهد. آنها همچنین با تجزیه و تحلیل داده‌ها،می‌توانند اطلاعات و بینش‎‌های مهمی را برای افزایش بهره وری و کارایی نیروهای کار شرکت ارائه دهند.