معرفی نرم افزارهای اداری و سازمانی

 

از آنجایی که مدیریت پروژه‌ها یکی از فعالیت‌های اصلی هرکسب و کار است، استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه ضروری است. قبل از پیدایشاین نرم افزارها، مدیریت پروژه به طور کامل به صورت کاغذی انجام می شد. این در نهایت باعث ایجاد اسناد کاغذی زیادی میشد و جستجو در میان آنها تجربه خوشایندی نبود.

هنگامی که نرم افزارهای سازمانی با هزینه‌ای مقرون به صرفه در دسترس کسب و کارها قرار گرفتند، شرکت‌های توسعه نرم افزار شروع به توسعه نرم افزار مدیریت پروژه کردند. این محصول در بین تمام صنایع بسیار محبوب شد و این نرم‌افزارها به سرعت توسط مدیران پروژه پذیرفته شدند.

 

انواع نرم افزارهای مدیریت پروژه

   1 - رومیزی

2 نوع نرم افزار مدیریت پروژه برای مدیران پروژه وجود دارد. دسته اول این گونه نرم افزارها، نرم افزارهای ویندوزی هستند. نرم افزار مدیریت پروژه مایکروسافت نمونه خوبی برای این نوع است. شما می‌توانید کل پروژه خود را با استفاده از MS Project مدیریت کنید، اما در صورت نیاز به همکاری باید اسناد الکترونیکی را با دیگران به اشتراک بگذارید.

همه به‌روزرسانی‌ها باید هر چند وقت یک‌بار توسط طرف‌های مربوطه در یک سند انجام شود. بنابراین، چنین نرم افزارهای مدیریت پروژه ویندوزیمحدودیت هایی دارند و باید توسط بیش از یک نفر به روز رسانی و نگهداری شوند.

2 - مبتنی بر وب

نرم افزار مدیریت پروژه تحت وب به عنوان راه حلی برای مشکلات نرم افزارهای مدیریت پروژه ویندوزیمعرفی شد. با این نوع نرم افزار، کاربران می‌توانند به برنامه های تحت وب دسترسی پیدا کنند و فعالیت های مرتبط با مدیریت پروژه را آنلاین انجام دهند.

این راه حل خوبی برای پروژه هایی بود که در مناطق جغرافیایی مختلف پراکنده شده بودند. به این ترتیب، همه ذینفعان پروژه در هر زمان به جزئیات پروژه دسترسی دارند. به خصوص این مدل برای تیم های مجازی که در اینترنت فعالیت می کنند بهترین است.

 

ویژگی های نرم افزار مدیریت پروژه

هنگام انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه، موارد زیادی وجود دارد که باید در نظر بگیرید. ممکن است همه پروژه ها از تمام ویژگی های ارائه شده توسط نرم افزارهای مدیریت پروژه استفاده نکنند.

بنابراین، قبل از اینکه بخواهید یک نرم افزار را برای خود انتخاب کنید، باید درک خوبی از نیازهای پروژه خود داشته باشید. در ادامه مهمترین ویژگی‌های نرم افزار مدیریت پروژه آورده شده است:

 

1 - همکاری

نرم افزار مدیریت پروژه باید همکاری تیمی را تسهیل کند. این بدان معناست که ذینفعان مربوطه پروژه باید بتوانند هر زمان که بخواهند به اسناد پروژه دسترسی پیدا کرده و آنها را به‌روزرسانی کنند. بنابراین، نرم افزار مدیریت پروژه باید دارای کنترل دسترسی و مدیریت احراز هویت باشد تا بتواند سطوح دسترسی بیشتری را به ذینفعان پروژه برساند.

2 - برنامه ریزی

زمان بندی یکی از اصلی ترین امکاناتی است که باید توسط نرم افزارهای مدیریت پروژه ارائه شود. معمولاً نرم‌افزارهای مدرن مدیریت پروژه توانایی ترسیم نمودارهای گانت را برای زمان‌بندی فعالیت‌ها فراهم می‌کنند.

علاوه بر این، باید بتوانوظایف زیرمجموعه فعالیت را نیز به برنامه‌ها اضافه کرد. تعریف خط پایه نیز یک ویژگی مفید است که توسط نرم افزار مدیریت پروژه ارائه می شود. معمولاً زمانی که الزامات نهایی می شوند، خط پایه یک پروژه تعریف می‌شود. هنگامی که الزامات تغییر می کند و نیازهای جدید بعداً به پروژه اضافه می شود، تیم مدیریت پروژه می تواند زمان بندی جدید را با برنامه پایه به طور خودکار مقایسه کند تا محدوده پروژه را درک کند.

3 - پیگیری مشکلات

در طول چرخه عمر پروژه، ممکن است مشکلاتمربوط به پروژه های زیادی وجود داشته باشد که نیاز به پیگیری و نظارت مداوم دارند. نقص‌های نرم افزارهای در حال توسعه یکی از نمونه های خوب برای این امر است. بنابراین نرم افزار مدیریت پروژه باید دارای ویژگی هایی برای پیگیری و نظارت بر مسائل گزارش شده توسط ذینفعان مختلف پروژه باشد.

4 - مدیریت اسناد

یک پروژه از اسناد زیادی استفاده می‌ کند. اکثر این اسناد باید در دسترس ذینفعان پروژه باشد. بنابراین نرم افزار مدیریت پروژه باید دارای امکانات مدیریت اسناد با سیستم کنترل دسترسی قوی باشد. علاوه بر این، اسناد باید هر زمان که به روز می شوند نسخه‌گذاری شوند. بنابراین، مدیریت پروژه باید از نسخه‌سازی سند نیز پشتیبانی کند.

5 - مدیریت منابع

مدیریت منابع پروژه یکی از انتظارات کلیدی از نرم افزار مدیریت پروژه است. این شامل منابع انسانی و سایر انواعمنابع می شود. نرم افزار مدیریت پروژه باید میزان استفاده از هر منبع را در کل چرخه عمر پروژه نشان دهد.

 

سخن آخر

مدیریت پروژه مدرن به کمک نرم افزار مدیریت پروژه نیاز دارد. روش مدیریت پروژه مدرن تا حدی پیچیدهشده است که بدون استفاده از نرم افزار ممکن نیست.هنگام انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه مناسب برای هدف خود، باید ویژگی های نرم افزار را ارزیابی کرده و با نیازهای مدیریت پروژه خود مطابقت دهید.هرگزنم افزاری را که ویژگی هایی بیشتر از آنچه نیاز دارید ارائه می‌دهد را انتخاب نکنید، زیرا معمولاً نرم افزارهای مدیریت پروژه دارای قیمت بالایی هستند. علاوه بر این، داشتن بیش از امکانات مورد نیاز می تواند باعث سردرگمی در هنگام استفاده از نرم افزار در عمل شود.