معرفی نرم افزارهای اداری و سازمانی

 

نرم افزار مدیریت تیم چیست؟

پیش از معرفی انواع نرم افزارهای مدیریت تیم، ابتدا باید با تعریف آنها آشنا شویم. نرم‌افزار مدیریت تیم به هر برنامه‌ای گفته می‌شود که به فرد کمک می‌کند تا بهتر با سایر اعضای تیمبهتر مشارکتکرده و ارتباط برقرار کند و در نهایت گروهی از افراد را مدیریت کند. بهترین نرم افزارهای مدیریت تیم بهره وری را افزایش داده و کیفیت محصولی را که یک تیم تولید می کند بهبود می بخشند.

نرم افزار مدیریت تیم به افراد در مدیریت وظایف، پیگیری پیشرفت کارها و مشارکتآنلاین کمک می کند. این نرم افزارهای اعضای تیم را قادر می‌سازند از هر مکان، در هر زمان و بر روی هر دستگاهی کار کنند. نرم افزارهای مدیریت تیم به تیم‌ها کمک می‌کند تا با ترویج فرهنگ شفافیت، با یکدیگر بهتر مشارکتکنند.

نرم افزار مدیریت تیم بر اساس یک سیستم متمرکز و واحد کار می کند، به این معنی که کارمندان می توانند از هر جایی پیام ارسال کنند و وظایف خود را مشاهده و تکمیل کنند. مدیران سیستم کنترل می‌کنند که اعضای تیم به چه چیزهایی می‌توانند دسترسی داشته باشندو در عین حال داده‌های سازمانی را ایمن نگه می‌دارند.

در این نرم افزارها مدیران پروژه می توانند ببینند چه کسی روی چه وظایفی کار می کند و گردش کار را از داشبوردهای مدیریت تیم مشاهده کنند. برای شرکت‌هایی که چندین شعبه دارند یا پروژه‌های متعددی را همزمان انجام می‌دهند، نرم‌افزار مدیریت تیم اجازه می‌دهد تا شفافیت کامل را در همه واحدها و تیم‌ها داشته باشید. همچنین موجب ساده کردن گزارشگیری، ردیابی پیشرفت و تجزیه و تحلیل نتایج می‌شود.

علاوه بر قابلیت‌های استاندارد مربوط به مدیریت پروژه مانند ردیابی زمان، صورت‌حساب مشتری، اشتراک‌گذاری فایل و سیستم‌های بلیط پشتیبانی، برخی از نرم افزارهای محبوب مدیریت تیم قابلیت بازاریابی ایمیلی و مدیریت ارتباط با مشتری را نیز دارند.

انواع نرم افزارهای مدیریت تیم

امروزه مدیریت تیم قابلیتی است که در بسیاری از نرم افزارها وجود دارد. نرم افزارهای مدیریت تیم به طور کلی به 3 دسته تقسیم می‌شوند:

·          نرم افزار مدیریتتیم مبتنی بر ابر

نرم افزار مدیریتتیمابری به عنوان یک برنامه مدیریت پروژه آنلاین عمل می کند. این نوع نرم افزارهایک فضای کاری مرکزی در فضای ابری فراهم می‌کند که در آن تیم‌ها می‌توانند پروژه‌های خود را برنامه‌ریزی کنند، داده‌ها را ثبت کنند، وظایف را مدیریت کنند، گفتگوهای تیمی را انجام دهند و وضعیت فعلی،میزان پیشرفت و مشکلات را گزارش دهند.

·          نرم افزار مدیریت تیم آفلاین

زمانی که تیم‌ها بتوانند هر چند وقت یکبار بدون هیچ زحمتی با هم ارتباط برقرار کنند، مدیریتتیم و پروژه راحت تر پیش می‌رود. نرم افزار مدیریت تیم آفلاینبه عنوان یکسیستم مرکزی آفلاین عمل می‌کند تا به تیم‌ها اجازه دهد تا کارها را سازماندهی کنند و گردش کار را برای رسیدن به اهداف مشترک خود دیجیتالی کنند. همچنین کانال‌هایی را فراهم می‌کند تا تیم‌ها بتوانند به روش دلخواه خود، چه از طریق چت، نظرات، تماس‌های صوتییا کنفرانس ویدیویی ارتباط برقرار کنند. همه این اطلاعات در هر زمان برایارجاع قابل دسترسی و جستجو هستند.

·          نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار

نرم افزار BPMS  کاراییفعالیت‌های کسب و کار را از طریق اتوماسیون فرآیندهای کاری بهبود می‌بخشد. از آنجایی که هر یک از واحدهای سازمان فرآیندهایکسب و کارخاص خودشان را دارند، تیم مسئول آن فرآیند نیز به ابزارهایی برای مدیریت تیم نیاز دارد. به همین دلیل، ابزارهایBPMS دارایابزارهایی مناسب برای مدیریتکار تیمی مانند فضای کاری اختصاصییا مشترک، تخصیصوظایف و مدیریتآنها،به اشتراک گذاری اسناد و همکاری بر روی آنها، قابلیت‌های ارتباط تیمی با اعلان‌های خودکار در دستگاه‌های مختلف هستند.

 

ویژگی های نرم افزار مدیریت تیم

استفاده از نرم افزار مدیریت تیم مزایای سیستم های نرم افزاری دیگررا نیز افزایش می دهد. این نرم افزارها همچنین با برقراری ارتباط بین وظایفمختلف مربوط به یک پروژه و تعیین اعضای مسئول آنها،شفافیت و مسئولیت پذیریاعضای تیم را بیشتر می‌کند و باعث ارتقای ارتباطات در سازمان و بهبود کارایی می شود. در ادامه مهم‌ترین ویژگی‌های یک نرم افزار مدیریت تیمخوب آورده شده است:

·         مدیریت وظایف: روشی آسان برای ایجاد، فهرست کردن و تخصیص وظایف به اعضای تیم

·         ردیابیکارها و گزارش گرفتن از آنها: فراهم کردن چندین نما برای بررسی وظایف، میزان تکمیلآنها، پیشرفت کلیکار و همچنین مشکلات و تنگناها ارائه می دهد. قابلیت ردیابی زمان می تواند اطلاعات تکمیلی را نیز ارائه دهد

·         تقویم کاری تیمی: نه تنها ضرب الاجل، بلکه دیدی کامل و جهت گیریدقیقی به تیمبدهد

·         پیام رسانی: به تیم ها امکان بدهد برای تسریع در کار، مستقیماً سؤالات و توضیحات خود را بپرسند و بازخورد خود را ارائه دهند. ابزارهای ارتباطیتکمیلی مانند جلسات صوتی و تصویری می توانند کیفیت تعامل کارکنان را نیز بهبود ببخشند

·         اشتراک گذاری فایل: از همکاری سریعتر پشتیبانی کند تا تیم ها آخرین اطلاعات را برای تکمیل کار خود داشته باشند

·         نماهای مدیریت پروژه: چندین راه را در اختیار کاربران قرار بدهد تا در داده های پروژه جستجو کنند، مانند جدول زمانی،جداول و گراف ها، حجم کارییا نمایی از همه پروژه‌ها که می تواند بینشبهتری ارائه دهد