معرفی نرم افزارهای اداری و سازمانی

 

چه به تازگی با نرم افزارهای اداریآشنا شده باشید و چه فقط می خواهید از آنها بهره بیشتری ببرید، دانستن اینکه انواع نرم افزارهای اداریکدامند و چه قابلیت‌هایی دارند، اولین قدم برای افزایش بهره وری سازمان شماست.

نرم افزار اداری چیست و چه اهمیتی دارد؟

نرم افزارهایاداری نقش مهمی در انواع کارهای اداری ایفا می کنند. این نرم افزار ها انواع متفاوتی دارند و شامل پردازشگر ورد، نرم افزار صفحات گسترده و نرم افزارپرزنتیشن است. هر یک از این ابزارها به شما امکان می دهد اطلاعات را به گونه ای متفاوت وارد کنید، ویرایش کنید و ارائه دهید.

هنگام انتخاب یک مجموعه اداری، بسیار مهم است که آنها را بر اساس کاربر پسند بودن و ویژگی های آنها مقایسه کنید. انواع زیادی نرم افزار اداری برای انتخاب وجود دارد. این فهرست سریع به شما درک درستی از انواع رایج این نرم افزارها و همچنین نکات یا ترفندهایی برای بهره‌مندی بیشتر از هر نرم افزار به شما می‌دهد. نرم افزارهایی که در اینجا بررسی می‌شوند عبارتند از: پردازشگرهای کلمات، صفحات گسترده، نرم افزارهای یادداشت برداری، نرم افزارهایارائه، ایمیل و موارد دیگر.

این نوع نرم افزار محبوب، از پرکاربردترین نرم افزارهای اداری است. واژه‌پردازها به کاربران اجازه می‌دهند تا اطلاعات را بنویسند، ویرایش کنند، ساختار بدهند و دستکاری کنندو سپس می‌توانند آنها را به صورت الکترونیکی چاپ کرده یا با دیگران به اشتراک بگذارند.

برخی از انواع نرم افزارهای اداری

نرم افزارهای صفحه گسترده

این نوع نرم افزار داده های عددی و متنی را سازماندهی می کند و مانند یک ماشین حساب عمل می کند. فرمول های اضافی را می توان در صفحه گسترده برای محاسبات مختلف ریاضی و مالی برنامه ریزی کرد. صفحه گسترده همچنین این داده ها را به نمودار تبدیل می کند.

نرم افزارهای ارائه / نمایش اسلاید

این ابزار به کاربر کمک می کند تا اطلاعات را به قسمت های کوچکی به نام اسلاید تقسیم کند. اسلایدها اساساً بخش های کوچکی از یک موضوع خاص هستند که در صفحات مختلف مرتب شده اند. علاوه بر این، به مجموعه‌ای از این اسلایدها که یک ایده را به مخاطب ارائه می‌کند، ارائه می‌گویند. این ابزار به کاربر اجازه می دهد تا با استفاده از نمایش اسلایدها، این ارائه ها را انجام دهد. این اسلایدها می توانند شامل تصاویر، فایل های صوتی، فیلم، نمودار، جداول و غیره باشند.

نرم افزارهای ایمیل، مدیریت تماس و تقویم

این نرم افزار‌ها به ایمیل کاربر دسترسی دارند و آن را مدیریت می‌کنند و اغلب شامل یک تقویم زمان‌بندی و سیستم نظارت بر وظایف هستند. ادغام این نرم افزارها با بقیه نرم افزارهای اداری اجازه می دهد تا اسناد به عنوان مثال مستقیماً به ایمیل ارسال شوند.

نرم افزارهای مدیریت پایگاه داده

پایگاه داده مجموعه ای از داده ها یا اطلاعات مرتبط به شکل سازمان یافته است. سیستم مدیریت پایگاه داده ابزاری است که برای ذخیره، جستجو، استخراج یا حذف اطلاعات از پایگاه داده استفاده می شود. علاوه بر این، ما از آنها استفاده می کنیم تا عملیاتی که در پایگاه داده انجام می دهیم، به صورت سازماندهی شده و ایمن باشد.

برخی از ابزارهای مدیریت پایگاه داده به مدیریت سوابق روی سیستم مانند شماره تلفن، لیست پستی، کاتالوگ و غیره کمک می کنند. به عنوان مثال می توان به MS Access  ، و Filemakerغیره اشاره کرد.در حالی که برخی دیگر به مدیریت پایگاه داده های بزرگ و پیچیده کمک می کنند. به عنوان مثال می توان به SQL، Oracle و غیره اشاره کرد.

 نرم افزارهای نشر کامپیوتری

این نرم افزار با ارائه امکانات گرافیکی و چیدمان بیشتر، فراتر از یک واژه پرداز در ویرایش و تولید سند است.

نرم افزارهای طراحی و گرافیک

از برنامه های طراحی گرافیکی برای ایجاد تصاویر استفاده می شود. طراحی منوها، بروشورها، لوگوها یا سایر موارد مبتنی بر گرافیک را می توان با نرم افزارهای گرافیکی انجام داد. برنامه های گرافیکی پیشرفته امکان ایجاد تصاویر دقیق و هنری را با صدها گزینه برای سفارشی سازی و بهبود طراحی فراهم می کند. برنامه های گرافیکی پایه، که برخی از آنها را می توان به صورت آنلاین رایگان دانلود کرد، برای ویرایش عکس و ایجاد تصاویر گرافیکی ساده عالی هستند.

نرم افزارهای ریاضی، ویرایشگر فرمول و ویرایشگر معادله

این نرم افزار‌ها معمولاً افزونه‌های کوچکی در نرم افزار‌های دیگر هستند که به کاربران امکان می‌دهند فرمول‌های ریاضی را به صورت متن بنویسند، با تأکید بر ارتباط منطقی ریاضی، اما نسخه‌های جدیدتر نیز قادر به محاسبه هستند.

نرم افزارهای زمان‌بندی

نرم‌افزارهای زمان‌بندی کمک می‌کنند تا برنامه های روزانه به خوبی اجرا شوند. این نوع نرم‌افزار در مطب‌های پزشکییا هر سازمانی که بیشتر فعالیت‌های روزانه در آن حول یک سری جلسات یا قرارهای ملاقات است، بسیار مفید است. کاربران می توانند اطلاعات مربوط به زمان و تاریخیک قرار و همچنین اطلاعاتی در مورد مشتریو شخصی که قرار است با او ملاقات کند را وارد کنند. استفاده از یک برنامه نرم‌افزار زمان‌بندی می‌تواند به اطمینان حاصل شود که هر فرد می‌داند قرار است در طول روز کجا باشد، و می‌تواند به مقابله موثر با لغو یا تغییراتکمک کند.

نرم افزارهای واژه پرداز

نرم افزارهایواژه پرداز یکی از ابتدایی ترین و پرکاربردترین انواع نرم افزارهای اداری هستند. ایننرم افزارها امکان ایجاد و ذخیره اسناد مبتنی بر متن را فراهم می کند و ممکن است شامل ویژگی های اضافی مانند نرم افزارهایصفحه گسترده یا ایجاد سربرگ شرکت و کارت ویزیت باشند. در حالی که تقریباً همه رایانه‌ها داراییک واژه‌پرداز داخلی هستند، برخی از دفاتر ممکن است ترجیح دهند نرم افزاردیگری نصب کنند یایک واژه‌پرداز رایگاناز اینترنت دانلود کنند. علاوه بر یک واژه پرداز اولیه،ادارات همچنین از برنامه هایی استفاده می کنند که امکان ایجاد فایل های سند قابل حمل یاPDF را فراهم می کند. اینها فایل‌های خاصی هستند که تقریباً در هر رایانه‌ای قابل خواندن هستند، حتی اگر از واژه پرداز متفاوتی استفاده می‌کنید.